부스참가 안내

※ 전시회 참가규정

제1조(목적)

이 계약은 전시회의 성공적인 개최를 위하여 주최자 및 주관사와 참가자 간 이행하여야 할 제반 사항을 정함에 목적이 있다.

제2조(정의)

이 계약에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

① ‘전시회’라 함은 KADEX 2026 및 DX KOREA 2026의 통합 전시회인 K-DEX 주최자 및 주관사가 단독 또는 공동으로 주최·주관하는 방위산업 관련 전시회로서, 특정한 장소에서 참가자가 전시품을 출품하고 참관객을 대상으로 판매·홍보·교육·교류 등의 목적을 달성할 수 있도록 개최하는 행사를 의미한다.

② ‘주최자’라 함은 전시회를 주최하는 기관 또는 단체를 의미하며, ‘주관사’라 함은 전시회의 운영, 참가자 모집, 전시장 배정, 참가비 청구 및 정산 등 실무 운영을 담당하는 법인 또는 단체를 의미한다.

③ ‘참가자’라 함은 전시회에 참가하기 위하여 주관사가 정한 방식에 따라 참가신청서를 제출하고 주관사의 승인을 득한 기업, 개인, 공공기관 및 협·단체 등을 의미한다.

④ ‘참관객’이라 함은 전시품을 관람하거나 전시회의 부대행사에 참가하기 위하여 전시장에 방문한 관람객을 의미한다.

⑤ ‘전시품’이라 함은 참가자가 홍보·판매·상담·교류 등의 목적으로 전시장에 출품하는 모든 유·무형의 제품, 기술 또는 서비스를 의미한다.

⑥ ‘참가비’라 함은 참가자가 제출한 참가신청서, 출품내역서 또는 인보이스에 따라 주최자 또는 주관사에 지불하기로 약정한 금액의 총액을 의미한다.

⑦ ‘참가신청서’라 함은 주관사가 정한 방식으로 참가자가 신청한 전시 참가 서비스의 세부 내역을 기재한 문서 또는 온라인 신청자료를 의미하며, 출품내역서(인보이스)를 포함한다.

⑧ ‘전시장’이라 함은 주최자 또는 주관사의 책임하에 전시회를 개최할 수 있도록 참가자에게 제공하는 공간으로, 실내·외 및 지붕의 유무와 관계없이 참가자 또는 참관객이 장치기간 시작일로부터 철거기간 종료일까지 이용하는 전용 및 공용 공간을 의미한다.

⑨ ‘전시부스’라 함은 참가자가 전시장 내에서 전시품을 홍보·판매·상담 등의 목적으로 활용하는 전용공간을 의미한다.

⑩ ‘장치기간’이라 함은 전시행사를 준비하기 위해 전시부스 및 부대시설 등을 설치·준비하는 기간을 의미하고, ‘전시기간’이라 함은 참관객이 전시장에 방문하여 전시회를 관람하는 기간을 의미하며, ‘철거기간’이라 함은 전시기간 종료 후 출품 잔여물 및 설치물 등을 철거하는 기간을 의미한다.

제3조(전시회 및 계약 당사자)

① 전시회의 명칭, 기간, 장소 및 참가자의 신청 세부사항은 참가신청서, 출품내역서 또는 인보이스에 기재된 바에 따른다.

② 참가자는 참가신청서에 기재된 명의자, 실제 전시회에 참가하는 자 및 세금계산서 또는 인보이스 발행대상이 원칙적으로 일치하여야 한다.

③ 참가자가 모회사, 자회사, 지사, 대리점, 관계회사 또는 공동 참가사를 포함하여 참가하고자 하는 경우 사전에 주관사의 승인을 받아야 한다.

④ 본 전시회의 주최자 및 주관사는 참가신청서, 출품내역서, 인보이스, 모집안내서 또는 전시회 공식 홈페이지에 기재된 바에 따르며, 별도 고지가 없는 경우 주최자는 (사)대한민국육군협회, (사)한국방위산업MICE협회, 한국방위산업진흥회로 하고, 주관사는 ㈜디펜스엑스포, 마인즈그라운드㈜, ㈜메쎄이상으로 한다.

제4조(전시참가신청 및 계약 체결)

① 참가자는 주관사가 정한 방식에 따라 전시회 참가를 위한 세부내역을 작성하여 참가신청서를 제출하고, 주관사가 이를 승인함으로써 참가계약이 체결된다.

② 주관사는 참가자가 제출한 참가신청서의 수정이 필요하다고 판단되는 경우 세부내역을 수정하여 참가자에게 출품내역서 또는 참가신청 확정자료를 회신할 수 있으며, 참가자가 이를 승인하면 수정된 내용으로 계약이 체결된다.

③ 주관사는 참가자의 참가신청서 제출 이후 이메일, 문자, 전화 등의 방법으로 승인을 통지할 수 있으며, 신청서 접수 후 3일 이내에 주관사가 참가신청서 수정요청 또는 반려 의사를 표시하지 않을 경우 신청한 내용대로 참가계약이 체결된 것으로 본다.

④ 참가신청 후 주관사의 승인을 받은 참가자는 본 참가규정, 참가신청서, 출품내역서 및 향후 공지되는 세부운영규정을 준수하여야 한다.

제5조(기존 참가신청 및 통합규정 적용)

① 본 규정 시행 이전에 KADEX 2026 또는 DX KOREA 2026 참가신청이 승인되었거나 인보이스가 발행된 참가자의 납부기한, 할인, 취소 위약금 및 기타 주요 조건은 기존 참가신청서, 출품내역서, 인보이스 또는 별도 고지된 조건을 우선 적용한다.

② 다만 참가자가 통합 전시회 참가조건에 동의하거나, 본 규정 시행 이후 참가면적, 부스위치, 참가항목, 참가명의 또는 기타 신청내용을 변경·추가하는 경우 주최자 또는 주관사는 변경·추가된 사항에 대하여 본 규정을 적용할 수 있다.

제6조(계약 변경 및 해지)

① 참가자는 전시회 개최 30일 전까지 참가신청계약의 세부내용 변경을 요청할 수 있으며, 주관사는 전시회 운영상의 차질이 없는 범위 내에서 이를 승인할 수 있다.

② 참가자가 전시참가계약의 전부 또는 일부에 대해 참가신청 취소를 원하는 경우, 참가자는 서면 또는 주관사가 인정하는 전자문서 방식으로 취소 의사를 표시하여야 한다.

③ 참가취소 또는 신청면적 감소의 기준일은 참가자의 취소요청 공문 또는 전자문서가 주관사에 도달한 일자를 기준으로 한다.

제7조(참가비 납부 및 납부기한)

① 참가비는 참가신청서, 출품내역서 또는 인보이스에 기재된 세부내역의 합산총액을 의미한다.

② 국내 참가자의 참가비는 원화를 기준으로 하며, 부가가치세는 별도로 한다. 해외 참가자의 참가비는 별도 공지된 USD 또는 인보이스에 기재된 통화를 기준으로 할 수 있다. 다만 해외 참가자에 대한 부가가치세 과세 여부는 참가자의 소재 국가, 상호면세 적용 여부, 거래 구조, 납부 방식, 청구 대상, 국내 법인·대리점 등 국내 업체를 통한 납부 여부 등을 종합적으로 고려하여 관련 법령 및 과세 기준에 따라 결정한다.

③ 참가비 납부기한은 아래와 같다. (선납 원칙)

– 계약금: 참가비 총액의 20%를 계약체결 후 10일 이내 납부 (추가 접수 등으로 잔금 기한 이후 참가신청한 경우 참가비 전액을 별도 지정 기한까지 납부)

– 중도금: 참가비 총액의 30%를 2026년 1월 30일까지 납부

– 잔금: 참가비 총액에서 계약금, 중도금을 제외한 나머지 금액을 2026년 4월 30일까지 납부

④ 제3항에도 불구하고 기존 KADEX 2026 또는 DX KOREA 2026 해당 참가신청서, 출품내역서 또는 인보이스에 명시된 납부기한을 우선 적용할 수 있다.

⑤ 잔금 납부기한 이후 또는 전시회 운영상 추가 접수로 참가신청한 경우, 계약체결 후 10일 이내 참가비 전액 또는 잔액을 납부하여야 한다.

⑥ 전항에도 불구하고 별도의 사유가 있는 경우, 참가비의 실제 납부기한은 참가신청 시점, 출품내역서, 인보이스 또는 주관사의 공식 안내에서 정한 바에 따라 변경될 수 있다.

⑦ 참가자가 지정된 기한 내 참가비를 납부하지 않은 경우, 주최자 또는 주관사는 참가신청 취소 또는 계약 해지를 할 수 있다.

제8조(위약금)

① 참가자가 납부기한 내 참가비를 납부하지 않은 경우 주최자 또는 주관사는 계약을 해지할 수 있으며, 참가자가 이미 납부한 참가비는 반환하지 아니한다.

② 참가자 사정에 의한 참가계약의 해지(참가취소)는 다음과 같이 해지의사 표시 시점에 따른 위약금이 발생하고, 주최자 또는 주관사는 해당 금액을 이미 납입된 참가비에서 공제할 수 있으며, 공제 후 부족한 위약금은 참가자가 참가계약 해지 후 10일 이내에 납입하여야 한다.

– 참가계약 체결(주관사의 승인 통보) 전 : 위약금 없음

– 2026년 1월 30일까지 : 총 참가비의 20%

– 2026년 4월 30일까지 : 총 참가비의 50%

– 2026년 5월 1일 이후 : 총 참가비의 100%

③ 참가신청한 부스 중 일부를 취소하는 경우 취소 대상 참가비는 다음 산식에 따라 산정하며, 산정된 취소 대상 참가비에 제2항의 위약금률을 적용한다.

– 취소 대상 참가비 = 취소면적 ÷ 신청면적 × 전체 참가비

제9조(전시부스 배정 등)

① 주최자 또는 주관사는 전시회의 합리적인 운영을 고려하여 전시부스 등 참가자 전용공간의 위치·규모·장치물의 형태 등을 결정하고, 전시회 개최일 전까지 세부운영규정(참가기업매뉴얼)을 확정하여 통지한다.

② 주최자 또는 주관사는 접수상황 및 전시회 운영상 필요에 따라 참가자가 신청한 전시면적 및 위치를 참가자와 협의하여 조정할 수 있다.

③ 참가자에게 전용공간이 배정되고 운영규정이 통지된 이후라도 전시회 운영상의 사정변경, 안전관리, 전시장 운영정책, 전시품목 조정 또는 관람 동선 확보 등의 사유가 발생한 경우 주최자 또는 주관사는 전시부스의 규모, 위치, 장치물, 배정구역 등 세부사항을 변경할 수 있다.

④ 전항의 변경이 참가자의 전시회 참가 목적을 현저하게 달성할 수 없을 정도의 중대한 변경이 아닌 한 참가자는 주최자 또는 주관사의 조정을 수용하여야 하며, 이를 이유로 참가취소, 참가비 반환 또는 손해배상을 청구할 수 없다.

제10조(전시품 출품 및 관리)

① 참가자는 참가신청서 또는 주관사가 승인한 범위 내에서 전시회 성격에 부합하는 전시품만 출품하여야 한다.

② 주최자 또는 주관사는 전시품이 아래 각호의 사유에 해당하는 경우 출품을 제한하거나 조정을 요청할 수 있다.

1. 참가신청서에 사전 신고되지 않았거나 출품이 승인되지 않은 물품, 기술 또는 용역
2. 전시 운영상 안전사고 위험이 우려되거나 전시회의 성격에 부합하지 아니하는 물품, 기술 또는 용역
3. 상표권, 특허권, 저작권 등 제3자의 권리를 침해하거나 법률상 제한, 인허가 흠결 등의 사유로 판매·홍보가 부적합한 물품, 기술 또는 용역
4. 다른 참가자와의 분쟁, 참관객 민원, 혐오유발, 보안상 위험 또는 전시회의 원활한 운영에 차질이 우려되는 경우
5. 방위산업 전시회의 목적과 품격에 부합하지 않는 품목으로 판단되는 경우

③ 주최자 또는 주관사는 전시기간 중 제2항 각호의 사유가 발생한 경우 참가자에게 전시품의 반출, 퇴거, 변경 또는 운영 중단을 요청할 수 있으며, 참가자가 이에 불응하거나 조치를 지연하는 경우 참가비 반환 없이 전시부스를 철거하거나 운영을 제한할 수 있다.

④ 참가자는 전시기간 중 상주인원을 배치하여 전용공간 내 전시품 관리에 만전을 기하고, 전시품으로 인한 인적·물적 사고를 방지하기 위하여 보안, 안전, 보험 및 관련 인허가 등 필요한 대책을 강구하여야 한다.

⑤ 참가자는 전시기간 중 주관사가 별도로 승인하지 않는 한 전시품을 임의로 반출할 수 없으며, 지정된 반출 기간 및 절차에 따라 전시품을 반출하여야 한다.

⑥ 주관사는 경비용역계약 등을 통해 기본적인 보안서비스를 제공할 수 있으나, 주최자 또는 주관사의 고의·중과실에 따른 귀책사유가 입증되지 않는 한 전시품의 도난, 분실, 망실 또는 훼손에 대한 책임을 부담하지 아니한다.

제11조(하자 및 이행 등의 책임)

① 전시품의 하자 책임, 제조물 책임, 인허가 책임, 안전관리 책임 및 참가자의 전시품과 관련한 일체의 손해배상책임은 참가자가 부담하며, 참가자는 피해자와 직접 분쟁을 해결하여야 한다.

② 주최자 또는 주관사는 참가자와 참관객, 구매자, 상담자 또는 제3자 사이의 분쟁을 직접 해결하거나 중재할 책임을 부담하지 아니한다.

③ 전시장에서 참가자가 참관객 또는 제3자에게 제공, 배포, 판매, 대여하거나 상담한 물품·용역에 대하여 주최자 또는 주관사는 정산, 배송, 반품, 취소, 보증, 사후관리 등을 포함한 일체의 상행위 이행책임을 부담하지 아니한다.

제12조(전시부스 양도금지)

① 참가자는 주관사의 사전 승인 없이 자신에게 지정된 전용공간의 전부 또는 일부를 제3자에게 대여, 양도, 재판매하거나 참가자 간 상호교환을 할 수 없다.

② 참가자가 모회사, 자회사, 지사, 대리점 등 관계회사와 함께 전시회에 참가하는 경우에도 사전에 주관사의 승인을 받아야 하며, 필요한 경우 관계회사 명의의 참가신청서 또는 별도 확인자료를 제출하여야 한다.

③ 참가자가 신청서에 기재된 참가자 명의, 업체명 또는 브랜드가 아닌 제3자의 전시품, 홍보물, 인력 또는 상담공간을 전용공간에 배치하는 경우 간접적인 전시부스 양도행위로 간주될 수 있다.

④ 제3항의 경우 주관사는 해당 물품의 반출, 홍보물 제거, 관계자 퇴장, 부스 운영 제한 또는 참가비 환불 없는 전시부스 철거를 요구할 수 있다.

제13조(시설물 및 안전관리)

① 참가자는 장치기간, 전시기간 및 철거기간 중 참가자의 전용공간 및 참가자가 점유하거나 사용하는 공용공간에서 발생하는 모든 인적·물적 사고에 대한 책임을 부담한다.

② 참가자는 주최자, 주관사 또는 전시장 운영자가 설치한 모든 시설물이 훼손되지 않도록 보호할 의무가 있으며, 전시기간 종료 후 시설물을 이용하기 전의 상태로 원상회복하여야 한다.

③ 시설물의 변경·훼손에 대한 참가자의 원상회복이 지연되거나 복구조치가 충분하지 아니한 경우 주관사는 원상회복에 필요한 조치를 대신 이행하고 그 비용을 참가자에게 청구할 수 있다.

④ 참가자의 시설물, 장치물 및 모든 전시품은 소방 및 안전 관련 법규, 전시장 운영규정 및 세부운영규정에 따른 불연·방염·안전 기준을 준수하여야 한다.

⑤ 주관사는 필요한 경우 참가자에게 화재방지, 안전관리, 보안관리, 위험물 반입 제한, 전시품 운영 제한 등 관련 조치의 이행을 요구할 수 있다.

제14조(세부운영규정)

① 전시회 운영과 관련한 시설물의 설치·철거, 부대시설, 주차, 출입증, 위험물 반입, 전시품 반출입 등 세부운영규정은 전시회 개최 전까지 주관사가 정한 방식(홈페이지, 이메일, 문자 등)으로 참가자에게 통지한다.

② 본 계약에서 정하지 않은 전시회 운영 관련 세부사항은 세부운영규정, 참가기업 매뉴얼 및 전시장 운영규정이 정하는 바에 따른다. 참가자는 해당 규정을 반드시 숙지하고 준수하여야 한다.

③ 참가자가 본 조의 규정을 위반하여 전시회 운영에 차질이 발생하는 경우 주관사는 다음 전시회 참가 제한, 부스 운영 제한, 전시품 반출 제한 또는 참가비 반환 없는 전시부스 철거 등의 조치를 할 수 있다.

제15조(추가비용)

① 참가자가 세부운영규정이 정하는 장치기간, 전시기간, 철거기간 또는 운영시간을 초과하여 전시장을 이용하는 경우 주관사는 해당 참가자에게 추가비용을 청구할 수 있다.

② 추가비용은 전시회 종료 전까지 납부하여야 하며, 추가비용이 완납되지 않은 경우 주관사는 전시품의 반출을 제한하거나 향후 참가를 제한할 수 있다.

제16조(불가항력에 따른 전시회 연기 또는 취소)

① 천재지변, 국가적 재난, 전쟁, 테러, 감염병 또는 팬데믹, 여행 제한, 정부 또는 지자체의 명령·금지·규제, 금수조치, 원자재 부족, 운송수단 부족, 파업 등 산업행위, 전시장 운영자의 특별한 사정, 시설 장애, 군사·안보상 사유, 기타 주최자 또는 주관사의 합리적인 통제 범위를 벗어난 사유로 인하여 전시회를 정상적으로 개최하기 어렵거나 개최할 수 없는 경우, 주최자 또는 주관사는 전시회를 취소하거나 연기할 수 있다.

② 전시회가 연기되는 경우, 주최자 또는 주관사는 변경된 전시회 일정, 장소, 운영방식, 참가조건, 참가비 처리방안 등 새로운 계약 조건을 참가자에게 제시할 수 있다.

③ 불가항력 또는 이에 준하는 사유로 인하여 계약상 의무의 전부 또는 일부 이행이 불가능하거나, 제반 사정을 종합적으로 고려할 때 그 이행을 합리적으로 기대하기 어려운 경우, 주최자 또는 주관사와 참가자는 해당 범위 내에서 계약상 의무의 이행을 면제받는다.

④ 본 조에서 ‘불가항력’이라 함은 당사자의 운영상 귀책 또는 통상적인 관리 범위와 관련이 없는 외부적이고 예측하기 어려운 사건으로서, 합리적으로 기대 가능한 최대한의 주의를 기울였음에도 방지할 수 없었던 사유를 의미한다.

⑤ 본 조에서 ‘이에 준하는 사유’라 함은 당사자의 합리적인 통제 범위를 벗어나 있고, 합리적으로 기대 가능한 최대한의 주의를 기울였음에도 예방하거나 예측할 수 없는 모든 상황을 의미하며, 해당 당사자의 귀책사유 없는 운영상의 중단 또는 장애를 포함한다.

⑥ 불가항력 또는 이에 준하는 사유로 인하여 전시회가 개최 전에 취소되는 경우, 주최자 또는 주관사는 참가자가 이미 납부한 부스 참가비를 환불할 수 있다. 다만, 참가자가 전시회 참가를 위하여 개별적으로 지출한 장치비, 운송비, 출장비, 숙박비, 홍보비, 인건비, 통관비, 보험료 및 기타 제반 비용은 참가자가 각자 부담한다.

⑦ 불가항력 또는 이에 준하는 사유로 인하여 전시회가 진행 도중 취소되거나 중단되는 경우, 그 취소 또는 중단 시점 이후에 대하여 주최자 또는 주관사와 참가자는 계약상 의무의 이행을 면제받으며, 참가비 처리 및 각 당사자의 비용 부담에 관하여는 제6항을 준용한다.

⑧ 불가항력 또는 이에 준하는 사유로 인한 전시회의 취소, 연기, 기간 단축, 장소 변경, 운영방식 변경 또는 진행 중 중단과 관련하여, 참가자는 주최자 또는 주관사에게 참가비 환불 범위를 초과하는 손해배상, 영업손실, 기대이익 상실, 기회비용, 간접손해 또는 특별손해의 배상을 청구할 수 없다.

⑨ 제6항 및 제7항에 따른 환불의 구체적인 범위, 방법 및 시기는 전시회 취소 또는 중단 사유, 이미 집행된 비용, 환불 가능 금액, 주최자·주관사 간 정산 절차 및 참가자의 귀책 여부 등을 종합적으로 고려하여 주최자 또는 주관사가 별도로 정한다.

제17조(윤리규정)

① 참가자는 참가신청서, 출품내역서에 기재된 참가비 및 세부운영규정에 따라 발생하는 추가비용 등 본 계약에서 정하는 비용 이외의 어떠한 명목의 추가비용도 부담하지 아니하며, 주최자 또는 주관사가 지정한 공식 계좌가 아닌 임직원 개인 또는 제3자에게 납부하거나 전시회와 관련하여 일체의 금품·향응 등을 제공하지 아니한다.

② 참가자는 참가신청서를 작성하지 않거나 참가신청서에 기재된 내용과 다른 조건으로 전시회에 참가할 경우, 참가자는 실질적인 서비스 제공 내역에 근거하여 참가비를 납부하여야 한다.

③ 제1항 및 제2항의 규정을 위반하여 계약내용과 다른 서비스의 묵인, 금품수수, 향응·편의제공 등의 불법행위가 발생한 경우, 해당 행위는 업무상배임 및 배임증재·배임수재 행위에 해당한다는 사실을 확인하고, 민사 및 형사상의 책임을 부담한다.

제18조(정보보호)

① 참관객으로부터 적법하게 제3자 정보제공동의를 득하지 않는 한, 주최자 또는 주관사는 전시회 관람을 위해 방문한 참관객에 대한 일체의 정보를 참가자에게 제공할 수 없다.

② 참가자의 전용공간에 방문하였거나 참가자가 직접 초청한 관람객인 경우에도, 해당 관람객의 적법한 정보제공동의가 없는 한 주최자 또는 주관사는 참가자에게 개인정보를 제공할 수 없다.

③ 참가자는 전시회 참가 과정에서 취득한 참관객, 상담자, 바이어, 군 관계자, 정부기관 관계자 또는 기타 제3자의 개인정보를 관련 법령에 따라 적법하게 수집·이용·보관·파기하여야 한다.

제19조(보충규정 및 분쟁해결)

① 본 계약, 참가신청서, 출품내역서, 인보이스, 세부운영규정, 참가기업 매뉴얼 또는 전시장 운영규정에 명시되지 않은 사항은 주최자, 주관사 및 참가자가 상호 신의와 성실의 원칙에 따라 협의하여 정한다.

② 본 계약의 해석, 이행 또는 당사자 간 권리·의무와 관련하여 주최자, 주관사 및 참가자 간에 분쟁이 발생하는 경우, 해당 분쟁은 대한상사중재원의 중재 판정에 따르며, 그 판정에 대해서는 법원에 제소할 수 없다.